Moztickets: 7 passos para organizar um evento desportivo

Está a pensar organizar um evento desportivo mas não sabe por onde começar? Um evento desportivo exige muita ponderação. Desde o conceito inicial do evento, passando pelo planeamento, marketing e finalmente a execução, há muitos processos diferentes a seguir.

Quer se trate de um torneio de ténis ou de um campeonato de futebol, estas 7 dicas ajudá-lo-ão a organizar um evento desportivo bem sucedido e bem organizado.

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  1. Definir os objectivos do evento e da sua organização

Quer se trate de uma associação, de um clube ou de qualquer outra entidade, a organização de um evento desportivo exige rigor e um objetivo claro. Como em qualquer projeto, é essencial elaborar previamente um plano e definir claramente as razões e os objectivos da sua organização. Segue-se uma lista não exaustiva de questões para o ajudar.

Definir o tipo de evento

Comece a desenvolver a identidade do seu evento, decidindo o seu nome, o logótipo utilizado, a mascote, o tema, etc.

Qual o formato do evento?

Trata-se de uma competição, de um torneio, de um encontro social ou de uma oportunidade de marketing e de reunião de negócios? Do mesmo modo, trata-se de uma corrida, de um torneio de futebol, de uma competição de desportos electrónicos, etc.?

Qual a duração do evento?

Trata-se de um evento desportivo organizado anualmente para reunir os seus empregados? Trata-se de um torneio de longa duração ou de uma ocasião especial para um dia específico (aniversário da empresa, seminário, etc.)?

Que atividade escolher?

Obviamente, é essencial escolher o tipo de desporto para o seu evento (futebol, ténis, voleibol de praia, padel, etc.). É igualmente necessário decidir o número de jogos, o número de equipas, o programa e todos os outros pormenores necessários.

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  1. Selecionar a data e o local ideais

Ao preparar um evento desportivo (torneios, competições, etc.), a escolha da data ideal é crucial para o seu sucesso. Para aumentar a participação e garantir o impacto do evento, é necessário evitar que este coincida com outros eventos desportivos ou reuniões da comunidade. Não se esqueça de escolher uma data que lhe dê tempo suficiente para organizar e publicitar o evento.

Naturalmente, o tipo de evento desportivo que está a planear determinará o local a escolher, que pode ser um estádio, um salão, um complexo desportivo, um parque, uma praia ou simplesmente uma cidade. O espaço do seu evento deve ser suficientemente grande para responder às suas necessidades, suficientemente seguro, mas também suficientemente funcional para acolher todos os participantes, quer sejam atletas ou público em geral (estacionamento, transportes públicos, visibilidade, etc.) e deve conter todos os elementos essenciais (balneários, zona de treino, cantina, etc.).

Escolha com calma o local que melhor se adapta à sua atividade, ao seu orçamento e à acessibilidade dos transportes públicos.

  1. Planear o financiamento e o orçamento do evento desportivo

Quando se organiza um evento desportivo, a questão dos recursos e dos custos é essencial, mesmo que se trate de um evento de beneficência.

A Municipio do local escolhido pode emprestar-lhe equipamento, facilitar as suas necessidades e fornecer financiamento, mas geralmente não é suficiente. Pode, evidentemente, encontrar patrocinadores que o apoiem e o tornem financeiramente viável. Se preveem um benefício em termos de reputação e publicidade, algumas empresas vizinhas podem estar dispostas a financiar. Não hesite em entrar em contacto com eles e oferecer-lhes publicidade em troca.

Também é possível contactar fornecedores de equipamento desportivo ou empresas alimentares específicas que ofereçam produtos para atletas. Alguns fabricantes de material desportivo podem oferecer produtos gratuitos como prémios aos melhores atletas. Por último, a venda de bilhetes pode ajudar a financiar parcialmente o evento. Em determinadas circunstâncias, pode ser necessário um empréstimo, que será reembolsado com as receitas do evento.

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  1. Verificar a regulamentação local e as normas de segurança

Na organização de um evento desportivo, há várias autorizações e medidas a ter em conta, sendo necessário respeitar numerosas regulamentações. Uma das suas primeiras tarefas é informar-se junto dos organismos públicos, como a câmara municipal ou a prefeitura da cidade onde se realiza o evento.

Nos termos da lei ,s organizadores de eventos são obrigados a subscrever um seguro de responsabilidade civil para se protegerem contra os riscos.

Naturalmente, os eventos desportivos devem ser anunciados com antecedência. Mas, para que o projeto decorra sem problemas, é necessário conhecer todos os acordos e autorizações necessários. É preciso ter em conta que, por vezes, a obtenção de certas autorizações pode demorar algum tempo, pelo que deve obtê-las com antecedência para garantir a conformidade no dia do evento.

  1. Gestão das vendas e das inscrições

Um dos elementos-chave da organização de um evento desportivo é a gestão da inscrição dos participantes e das suas equipas, bem como a venda de bilhetes aos espectadores.

A sua tarefa será consideravelmente simplificada por um sistema de registo e venda de bilhetes em linha. Este sistema permitir-lhe-á recolher informações e gerir pagamentos em linha de uma forma conveniente tanto para a organização como para os participantes.

Os participantes que pretendem participar no seu evento têm de apresentar um atestado médico de aptidão física? Precisa do cartão da Federação? Graças a um formulário de inscrição incluído na sua plataforma de emissão de bilhetes e de registo, pode solicitar estes documentos e fazer perguntas úteis.

Recolherá igualmente os seus endereços electrónicos, o que lhe permitirá enviar-lhes rapidamente notificações importantes sobre o evento em si (horários, regras, classificações, etc.), bem como sobre outros eventos que esteja a organizar. O seu trabalho será muito mais fácil se utilizar uma plataforma CRM e de correio eletrónico ligada à venda de bilhetes.

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  1. Controlo dos pagamentos no local

A gestão dos pagamentos de alimentos, bebidas e mercadorias durante o evento desportivo pode ser um desafio para os grandes eventos. Os recintos desportivos podem optar por utilizar um sistema de pagamento sem dinheiro que permita aos clientes comprar bebidas no interior do estádio utilizando um cartão pré-carregado, evitando filas de espera, especialmente no intervalo.

Os sistemas de pagamento sem dinheiro são também uma boa ideia para os recintos temporários, uma vez que facilitam a vida aos organizadores e agradam aos participantes, reduzindo as filas de espera.

  1. Planear a comunicação antes, durante e após o evento desportivo

Sem espectadores ou atletas, um evento desportivo não tem sentido. A comunicação sobre o evento é, por conseguinte, crucial. Pode comunicar tanto com a imprensa geral como com a imprensa especializada. As redes sociais (Facebook, Instagram, LinkedIn e Twitter) também podem ser utilizadas para divulgar informações antes e durante o evento (etapas, acompanhamento, vencedores, etc.).

Após o seu evento desportivo, não tenha medo de pedir feedback e comentários. Se quiser voltar a organizar um evento semelhante, será útil saber o que pode ser melhorado no futuro. Não tenha receio de agradecer aos membros da sua equipa e às empresas participantes. Desta forma, podem manter-se em contacto para futuros eventos.

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