Festival, concerto, evento desportivo, ou lançamento de um projecto ou produto? Qualquer que seja a natureza do evento, a forma de publicitar e comunicar não deve ser negligenciada e deve ser bem preparada com antecedência.
A comunicação é essencial para a divulgação do seu evento, dando-lhe visibilidade e realçando as principais mensagens a transmitir. Para divulgar correctamente o seu evento, precisa de escolher os meios de comunicação e o apoio adequados para comunicar.
Precisa de ajuda para publicitar o seu evento? Aqui está tudo o que precisa de saber.
- Estabelecer uma estratégia e um plano de comunicação
- Utilizar redes sociais
- Escreva o seu comunicado de imprensa
- Criar um website dedicado
- Organizar eventos preliminares
- Promova o seu evento através de patrocínio
- Colaborar com os influenciadores
- Pense na publicidade paga
- Oferecer convites VIP
- Criar vídeos promocionais
- Organizar um concurso
- Estabelecer uma estratégia e um plano de comunicação
Desenvolver uma estratégia de comunicação social para o seu evento é um processo longo e requer preparação prévia para identificar os meios de comunicação a serem favorecidos – bem como os seus contactos-chave – e em geral os melhores canais e tons de comunicação a utilizar.
Defina os meios de comunicação social relevantes que estão intimamente relacionados com o seu evento ou área de negócios. Por exemplo, se estiver a planear uma competição desportiva, utilize meios de comunicação locais, regionais ou mesmo nacionais, dependendo do seu orçamento e da dimensão do evento. Se tirar partido dos meios de comunicação locais, tais como rádio local, televisão e jornais regionais, o custo será muito mais baixo e as suas hipóteses de obter cobertura são maiores.
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- Utilize as redes sociais
As redes sociais como o Facebook, Twitter, Instagram e LinkedIn são ainda as formas mais eficazes de divulgar o seu evento.
Crie uma conta ou uma página dedicada e partilhe publicações com o hashtag do evento e os meios apropriados para cada plataforma (imagens para Instagram, texto para LinkedIn…).
Não se esqueça de partilhar o link para a plataforma de inscrição online criada para o evento.
- Escreva o seu comunicado de imprensa
É necessário criar a documentação necessária para transmitir o evento que está a organizar, incluindo um comunicado de imprensa. Este documento sucinto e simples é utilizado para anunciar o objectivo do seu anúncio, apresentar um projecto, responder a uma notícia, etc. É também utilizado para anunciar a realização de um evento. É também utilizado para anunciar os eventos da sua empresa ou associação. Além disso, os jornalistas utilizam-no como base para os seus artigos e reportagens, seja na imprensa escrita ou online.
O seu comunicado de imprensa deve :
suscitar interesse
Responder às perguntas « quem », « o quê », « como », « onde » e « quando
Ser breve e fácil de ler. Seja conciso e directo
Apresente o objectivo do seu evento e a razão da sua organização na introdução
- Criar um website dedicado
Para melhor divulgar o seu evento, é preferível criar um website ou uma página dedicada ao mesmo, onde possa partilhar informações sobre o evento, distribuir bilhetes – pagando ou não – através de um sistema de bilhetes online, inserir links para os seus outros canais de comunicação, etc.
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- Organize eventos preliminares
Para melhor divulgar o evento, organize actividades e pequenos eventos preliminares tais como conferências de imprensa, noites de networking, sessões de perguntas e respostas nos seus diferentes canais de comunicação (um ao vivo no Instagram ou no LinkedIn, por exemplo). Tudo isto pode ajudar muito a atrair a atenção dos meios de comunicação social.
- Divulgue o seu evento através de patrocínio
Estabeleça parcerias com patrocinadores e outras empresas do mesmo sector para alargar o alcance do seu evento.
O patrocinador ou parceiro pode partilhar informações sobre o evento com o seu público e a sua própria consciência de marca. Se está a considerar patrocinar, não se esqueça de orçamentar, ou de oferecer benefícios claramente definidos ao patrocinador.
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- Colabore com os influenciadores
Muitas vezes negligenciados na estratégia dos media de um evento, os influenciadores podem ser parceiros valiosos na promoção do seu evento, da sua empresa e dos seus valores. Os influenciadores podem, entre outras coisas, partilhar publicações sobre as suas várias contas, participar em eventos preliminares e gerar tráfego para o seu website. - Pense em publicidade paga
A publicidade paga em redes sociais, motores de busca e websites também pode ajudá-lo a alcançar uma audiência mais vasta e a elevar o perfil do seu evento, desde que conheça bem cada plataforma. Estabeleça um orçamento de publicidade e utilize uma orientação precisa para atingir o seu público. - Ofereça convites VIP
Oferecer convites VIP a pessoas específicas da sua indústria (clientes, jornalistas, políticos, autarcas, etc.) também pode ser uma boa estratégia para a divulgação de um evento.
Os convidados VIP podem partilhar fotos e vídeos do evento nas suas redes sociais, permitindo-lhe alcançar uma audiência mais vasta a um custo mais baixo, mantendo ao mesmo tempo a sua relação com eles.
- Criar vídeos promocionais
Como parte do seu plano de comunicação, não se esqueça de criar um vídeo promocional para o seu evento, que pode depois ser transmitido nos seus vários canais. Utilize filmagens e testemunhos de eventos anteriores para dar uma visão do evento e gerar envolvimento. - Organize um concurso
Organizar um concurso nos meios de comunicação social pode ajudar a chamar a atenção das pessoas para o seu evento. Por exemplo, dê bilhetes gratuitos, guloseimas, acesso VIP… Mostre empenho e interaja directamente com o seu público para que ele possa partilhar o seu evento.
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