Quer esteja a planear um evento virtual ou presencial, um plano de comunicação claro entre a sua equipa, os seus parceiros e o seu público pode fazer toda a diferença para o sucesso do seu evento. Um plano de comunicação de um evento bem concebido inclui um calendário que especifica quando, onde e o que deve ser comunicado aos participantes.
Eis alguns conselhos para o ajudar a elaborar um plano de comunicação completo para o seu evento!
Conteúdo
- O que é um plano de comunicação para um evento?
- Passos para um plano de comunicação bem sucedido
- As diferentes fases de um evento
- O que é um plano de comunicação para um evento?
Um plano de comunicação para um evento permite-lhe pôr em prática a sua estratégia para promover um evento e garantir o seu êxito. Abrange igualmente todas as comunicações internas, de modo a garantir que todos estejam a par dos anúncios importantes da organização e que o evento decorra da melhor forma possível.
Um bom plano de comunicação para um evento pormenoriza a sua estratégia e deve atingir pelo menos estes três objectivos principais:
- Criar entusiasmo e um perfil elevado para o evento.
- Envolver o público e os potenciais clientes antes, durante e após o evento.
- Facilitar o planeamento do evento e assegurar uma boa comunicação entre todos os envolvidos.
- Passos para um plano de comunicação bem sucedido
Estabelecer os objectivos de comunicação
A identificação dos seus objectivos de comunicação é a primeira etapa na criação de um plano de comunicação para o seu evento.
Pretende atrair mais participantes?
- Pretende que o seu evento seja reconhecido no seu sector?
- Pretende atrair patrocinadores específicos?
- Ou talvez pretenda simplesmente comunicar a data e o local do seu evento?
É essencial ter objectivos precisos para o seu plano de comunicação. Isto permitir-lhe-á selecionar os melhores canais de comunicação para atingir os seus objectivos. Por exemplo, pode ser necessário investir na promoção do seu evento se quiser atrair mais participantes. Se quiser atrair patrocinadores, deve também concentrar-se nas empresas e organizações compatíveis com o seu evento e susceptíveis de se interessarem por ele.
Identifique o seu público-alvo
É necessário determinar quem pretende alcançar com a sua comunicação.
Existe um público-alvo para o seu evento?
Quais são as características (idade, sexo, profissão, interesses, etc.) desse público?
Pode utilizar estas informações para adaptar a sua mensagem e escolher os canais de comunicação mais adequados para chegar ao seu público-alvo. Para analisar e compreender um público, pode olhar para eventos semelhantes no passado e para o público a que se destinavam. As ferramentas de CRM podem ajudá-lo nesta tarefa.
Depois de determinar o seu mercado-alvo, adapte a sua comunicação de forma a refletir as suas características. Pode, por exemplo, utilizar uma linguagem menos formal e canais de comunicação como as redes sociais se o seu público-alvo for constituído por jovens.
Determinar um orçamento provisório
Antes de escolher os canais a utilizar para comunicar, é necessário determinar o montante que pode gastar no seu plano de comunicação.
O seu público-alvo e os seus objectivos de comunicação determinarão o seu orçamento global previsto, podendo depois determinar quanto desse orçamento será dedicado à comunicação e às várias rubricas de despesas. Por exemplo, pode ser necessário investir em comunicação através de outdoors ou publicidade online se quiser atingir um grande público. Pode utilizar canais de comunicação mais direccionados, como o correio ou as redes sociais, se o seu público-alvo for mais pequeno.
É importante determinar o seu orçamento no início do seu plano de comunicação para evitar despesas desnecessárias e garantir que dispõe dos recursos necessários.
Escolher os canais de comunicação correctos
A publicidade online, os outdoors, as mensagens electrónicas, as redes sociais, as relações públicas, as colaborações, os meios de comunicação tradicionais (televisão, rádio, imprensa) e os eventos promocionais são apenas alguns exemplos de canais de comunicação.
É essencial escolher os canais de comunicação que serão mais úteis e relevantes para o seu público-alvo. Considere a utilização de meios de comunicação mais convencionais, como a imprensa escrita ou a rádio, se quiser atrair um público mais velho, por exemplo, que muitas vezes não está muito ligado às redes sociais.
Estabelecer um calendário de comunicação
Um calendário de comunicações ajudá-lo-á a organizar os muitos elementos do seu plano de comunicações, desde o lançamento da campanha até à data do evento, passando pelas comunicações pós-evento.
O seu calendário de comunicação deve incluir datas importantes como :
- A data de lançamento da campanha,
- As datas de publicação dos vários meios de comunicação,
- As datas dos eventos promocionais,
- A data do evento propriamente dito,
- As datas previstas para a campanha de comunicação pós-evento.
Escreva a sua mensagem de comunicação
A sua mensagem deve ser fácil de compreender, clara e breve para o seu público-alvo. Deve também ser coerente com os seus objectivos de comunicação e com o seu evento.
Os objectivos de comunicação que definiu no início do seu plano de comunicação podem servir de guia para a redação da sua mensagem. Por exemplo, a mensagem deve sublinhar as vantagens de participar no evento se quiser atrair mais participantes.
Criar uma estratégia de relações públicas
Pode utilizar as relações públicas para interagir com os meios de comunicação social e os influenciadores para promover o seu evento.
É necessário identificar os jornalistas e os influenciadores susceptíveis de se interessarem pelo seu evento. Pode oferecer-lhes uma entrevista ou enviar-lhes um comunicado de imprensa para lhes dar a conhecer o seu evento.
Avaliar a eficácia do seu plano de comunicação
Esta etapa ajudá-lo-á a determinar se a sua estratégia de comunicação atingiu os objectivos que se propôs, bem como a compreender o que funcionou bem e o que pode ser melhorado para eventos futuros.
Pode utilizar indicadores de desempenho como o número de visitantes, o número de participantes, a taxa de conversão, o número de interacções nas redes sociais, etc., para avaliar o sucesso do seu plano de comunicação.
- As diferentes fases de um evento
Um plano de comunicação eficaz para um evento deve incluir disposições para as três fases principais de um evento: antes, durante e depois.
Antes do evento
O período que decorre entre o momento em que se tem a ideia do evento e o seu início é crucial para o seu sucesso. Por conseguinte, o plano de comunicação deve identificar rapidamente os seguintes elementos:
- Nomes dos apresentadores e oradores
- Definição do público-alvo
- O calendário do evento
- Os meios de comunicação
Assim que tiver esta informação, pode começar a implementar a sua estratégia de comunicação pré-evento. Eis algumas ideias:*
Criar entusiasmo em torno do evento (anúncio, provocação, etc.).
Envie convites formais para que o seu público saiba da importância do seu evento.
Enviar lembretes para fornecer informações relevantes sobre o evento e promovê-lo.
Durante o evento
É necessário dispor de um sistema transparente de comunicação sobre o calendário do evento. Isto significa que todos os membros da equipa devem conhecer antecipadamente o seu papel e saber o que têm de fazer a intervalos regulares. Pode fazê-lo através de :
- Envie uma mensagem eletrónica de boas-vindas com um resumo do que os participantes podem esperar do evento.
- Partilhe extractos e pontos-chave a reter para que os participantes não percam nada de importante. Utilizando hashtags específicas, pode difundi-las como parte da sua estratégia de comunicação nas redes sociais ou exibi-las em ecrãs no local do evento.
Após o evento
O intercâmbio com os participantes deve continuar após o evento. O seu plano de comunicação pós-evento pode, por conseguinte, incluir :
- Uma mensagem eletrónica de agradecimento a todos os que participaram no evento.
- Feedback sobre a experiência dos participantes para saber o que correu bem e registar eventuais melhorias a introduzir em eventos futuros.
