As novas tecnologias oferecem, sem dúvida, oportunidades sem precedentes no sector dos eventos. Saber como escolhê-las, utilizá-las e pô-las em prática nem sempre é fácil. Quer pretenda melhorar a imagem da sua marca, dar mais visibilidade ao seu evento, melhorar os seus túneis de vendas, criar uma experiência única ou oferecer uma vasta gama de canais de acesso (streaming, online, realidade virtual, etc.), as novas tecnologias estão apenas a começar a concretizar todo o seu potencial e existem muitos casos de utilização que podem ser aproveitados para os seus eventos.

Eis um breve resumo das tecnologias actuais e futuras, para lhe dar uma ideia mais clara e identificar as principais vantagens das novas tecnologias, bem como as que deve promover para o seu evento.

1. As vantagens das novas tecnologias para os eventos

Uma experiência muito melhorada para os participantes

A tecnologia oferece ao sector dos eventos inúmeras possibilidades e oportunidades para melhorar a experiência global dos participantes e do público.

Com o aparecimento das aplicações móveis, por exemplo, qualquer pessoa pode, a qualquer momento, a partir do outro lado do mundo, consultar o programa de um evento, comprar bilhetes, reproduzir momentos-chave ou mesmo a repetição completa do seu evento (jogo desportivo, concerto, etc.). Do mesmo modo, tecnologias ainda mais recentes, como a realidade aumentada e a realidade virtual, tornaram possível criar experiências imersivas únicas que reforçam a relação empresa-cliente como nunca antes.

Otimizar a logística

A organização de um evento profissional implica uma série de elementos logísticos. As novas tecnologias permitiram não só automatizar certos aspectos, mas também gerar economias em tempo real, tanto para o organizador como para o participante.

Do mesmo modo, os dados podem agora ser geridos de forma automática, rápida e eficaz, de modo a que os potenciais clientes potenciais possam ser mais bem segmentados, direccionados e abordados de forma adequada (mailings personalizados, etc.). Além disso, as ferramentas de gestão de eventos permitem gerir as reservas, enviar lembretes personalizados e recolher dados valiosos para avaliar o sucesso ou não do evento (número de bilhetes vendidos, compras de aperitivos e bebidas, número de pessoas ligadas, registadas, que clicaram no apelo à ação num e-mail, etc.).

Um público mais vasto

As novas tecnologias também permitiram aos organizadores de eventos de todos os tipos chegar a um público mais vasto, eliminando muitas barreiras (geográficas, demográficas, orçamentais, etc.).

Do mesmo modo, as soluções de transmissão em direto permitem a transmissão de um evento em tempo real através da Internet, dando a um público que não está presente e ligado em linha a oportunidade de participar virtualmente. Isto abre um público totalmente novo, mais vasto, mais preciso e ligado, o que representa uma verdadeira vantagem para os organizadores de eventos, desde que utilizem corretamente estas diferentes tecnologias e ferramentas.

2. Porquê utilizar as novas tecnologias?

As tecnologias para eventos podem ser utilizadas numa grande variedade de ocasiões. A utilização destas tecnologias dependerá dos objectivos específicos do evento, do orçamento disponível, do contexto e do público-alvo. Por exemplo, numa feira comercial, as aplicações móveis podem ser utilizadas para facilitar a navegação entre stands e fornecer informações imediatas sobre os expositores, através da leitura direta de códigos QR num stand.

Uma lista não exaustiva de tecnologias utilizadas em eventos:

Aplicações móveis: como já foi referido, as aplicações móveis tornaram-se uma necessidade para qualquer evento de uma certa dimensão (concertos, jogos desportivos, feiras comerciais, etc.). Permitem aos participantes aceder facilmente a informações sobre o evento, o programa, a possibilidade de encomendar refeições ligeiras a partir do seu lugar, o acesso aos planos de lugares, actualizações em tempo real, etc.

Crachás RFID: Os crachás RFID (identificação por radiofrequência) são outra tecnologia muito utilizada no sector dos eventos. Podem ser utilizados para seguir os movimentos dos participantes e recolher dados valiosos sobre o seu comportamento num determinado evento. Podem ser utilizados para registar a presença (cartões de acesso a um evento ou a um parque de estacionamento), facilitar o acesso a diferentes áreas do evento e até para funções de pagamento sem dinheiro, por exemplo.

Soluções de transmissão em direto: Popularizadas pelos sectores cultural, desportivo, musical e cinematográfico, as soluções de transmissão em direto permitem que um evento seja transmitido em tempo real pela Internet, dando a um público mais vasto a possibilidade de ver ou rever os vários eventos sem ter de se deslocar. Isto pode ser particularmente útil para eventos internacionais ou conferências com capacidade física limitada. Do mesmo modo, com o advento dos webinars e dos eventos virtuais, estas soluções tornaram-se indispensáveis.

Realidade virtual ou aumentada: Estas tecnologias oferecem experiências imersivas aos participantes, permitindo-lhes viver um evento de um novo ângulo. A realidade virtual pode ser utilizada, por exemplo, para criar visitas virtuais a um local (museu, feira comercial, etc.) ou para demonstrações interactivas de produtos ou serviços. A RA pode ser utilizada para criar experiências em direto utilizando ferramentas como auscultadores ou smartphones, acrescentando uma dimensão de gamificação ao evento.

Som e iluminação: A utilização de sistemas sofisticados de som e iluminação ajuda a criar uma atmosfera envolvente e a captar a atenção dos participantes. Técnicas como a iluminação inteligente e escalável, as projecções audiovisuais e os sistemas de som espacializados podem oferecer um evento verdadeiramente personalizado para o público-alvo.

Inteligência artificial: Soluções como o Chat GPT, Bard, Midjourney e muitas outras abriram novas e excitantes possibilidades para o sector. Os organizadores podem agora oferecer experiências personalizadas e interactivas aos participantes, antecipando as suas necessidades e respondendo instantaneamente às suas perguntas. Estas ferramentas baseadas em IA podem também otimizar a gestão de eventos através da automatização de certas tarefas administrativas, libertando tempo e recursos para se concentrarem na criatividade e na inovação.