Existem muitas razões para trabalhar com uma agência de comunicação. Para além das mais “clássicas” (externalização de tarefas especializadas, projecto ou campanha), propomos-lhe que descubra 7 outras que consideramos importantes e nas quais as empresas, organizações ou autoridades públicas nem sempre pensam.

As razões mais óbvias para um cliente recorrer a uma agência de comunicação são a falta de competências especializadas a nível interno para a criação e produção de conteúdos e suportes (escrita, grafismo, fotografia, vídeo, web design, desenvolvimento, etc.), bem como a procura de competências na gestão de operações ou projectos de comunicação complexos, estratégicos ou de grande escala (campanha, evento ou relações com os meios de comunicação, influenciadores, prescritores, etc.) Sem pretendermos ser exaustivos, propomos-lhe que descubra aqui 7 outras boas razões para recorrer a uma agência de comunicação.

Razão n°1: fazer avançar os projectos (e aceitar o desafio da comunicação permanente)

O desenvolvimento da Internet fez com que a comunicação institucional e comercial passasse de um universo largamente planificado e sequencial (operações top-down, controlo do calendário e prazos pontuais), com períodos de silêncio, para um universo de interacção permanente, onde a disponibilidade da informação, a escuta activa, o diálogo e a capacidade de resposta se tornaram também qualidades essenciais para a gestão e o desenvolvimento da reputação.

Para cada responsável ou serviço de comunicação, tornou-se assim um desafio conciliar o trabalho a ultra-curto e a curto prazo, continuando a fazer avançar os seus projectos a médio/longo prazo (e a cumprir os prazos).

Neste sentido, mais do que no passado, as agências de comunicação representam um apoio precioso para ajudar as organizações a desenvolverem projectos ou operações de comunicação que exijam um esforço sustentado e contínuo ao longo de um determinado período de tempo, sem terem de descurar tarefas importantes do dia-a-dia, como a coordenação interna, a produção de conteúdos e a boa gestão de solicitações diversas.

Razão 2: Beneficiar da experiência em comunicação desde o início de um projecto para garantir o seu sucesso subsequente

Nem todos os projectos de uma empresa ou organização resultam numa operação ou campanha de comunicação. Mas quando se sabe que é esse o caso, é melhor tomar a iniciativa!

Na ausência de recursos internos (suficientemente) qualificados e disponíveis, rodear-se de uma capacidade de consultoria externa permite-lhe actuar sobre as condições de enquadramento de uma futura operação de comunicação bem sucedida desde a fase de concepção de um projecto (potencial de storytelling, activos suficientemente perceptíveis, orçamento de comunicação adequado aos objectivos definidos, públicos-alvo e medidas a activar, timing relevante, etc.)

Por outro lado, contactar uma agência de comunicação quando tudo já está preparado limita frequentemente a sua capacidade de fazer do seu projecto um verdadeiro sucesso.

Razão 3: Ter uma (outra) visão especializada da sua comunicação

A comunicação está a tornar-se cada vez mais complexa e exige cada vez mais competências estratégicas e operacionais, também em ligação com a multiplicação de ferramentas. A menos que tenha uma equipa de comunicação composta por várias pessoas qualificadas e com formação regular, é provável que o seu gestor de comunicação (se tiver um) já não domine todas as dimensões da sua função. Mas nenhum indivíduo o pode fazer!

Ser acompanhado por uma agência aumenta consideravelmente a inteligência comunicacional da sua organização, beneficiando da experiência colectiva de toda uma equipa, que é continuamente desenvolvida e renovada através do contacto com outros clientes (bem como através da formação profissional contínua, evidentemente).

Em função das necessidades e dos orçamentos, este apoio destinado a beneficiar de um ponto de vista construtivo de um perito pode, naturalmente, assumir várias formas, por exemplo: auditorias completas a 360°, análise a posteriori de operações concluídas, brainstorming para novas operações, “dias verdes”, ou simplesmente intercâmbios regulares programados (revisão de acções concluídas, discussão de novas questões, preparação da agenda, etc.).

Razão n°4: Ter um apoio permanente para fazer face a qualquer vaga ou ausência

Em moçambique, muitas pequenas e médias empresas, organizações e autoridades públicas têm apenas um gestor ou responsável de comunicação (por vezes a tempo parcial) ou, no caso das mais bem dotadas, uma pequena equipa de comunicação composta por algumas pessoas com competências-chave que nem sempre são duplicadas.

Em caso de ausência programada (férias, licença de maternidade, etc.) ou de ausência imprevista (doença, acidente, partida), e apesar da sua importância estratégica, a comunicação pode assim ser negligenciada durante longos períodos, ou ser temporariamente assumida por uma pessoa que não possui as competências suficientes ou o tempo necessário.

Trabalhar regularmente com uma (ou mesmo várias) agências de comunicação permite também ter um “back-up” permanente, pronto a assumir o controlo a qualquer momento, em caso de ausência ou mesmo de vaga. De facto, é muito mais fácil entregar-se temporariamente a profissionais que o conhecem e em quem já confia.

Razão 5: Optimizar os recursos de comunicação interna

Cada organização opera num ambiente diferente e não está sujeita aos mesmos desafios de comunicação, nem às mesmas interacções (tipo e frequência). A necessidade de recursos de comunicação interna e externa pode, por conseguinte, variar consideravelmente, tanto em termos de quantidade como de qualidade.

Trabalhar com uma ou mais agências, de forma pontual ou regular, permite-lhe considerar as competências prioritárias a adquirir, reter e desenvolver (formação!) a nível interno, em função da relação custo/qualidade (por exemplo, tarefas frequentes ou ocasionais?). Isto permite-lhe configurar melhor os recursos de comunicação interna e clarificar as suas expectativas em relação a eles (perfis de funções, especificações, lugar no organigrama).

Razão 6: Beneficiar de uma valiosa experiência sectorial ou regional

As agências que operam há vários anos numa região ou num domínio acumulam colectivamente, ao longo dos seus mandatos, uma experiência incomparável que poucos responsáveis pela comunicação podem ter numa base equivalente a título individual. Além disso, dispõem frequentemente de uma rede muito mais desenvolvida (meios de comunicação social, influenciadores, potenciais parceiros).

Em particular, para as novas organizações ou empresas que estão a começar e precisam de começar a comunicar sobre as suas actividades (ou que estão em expansão e querem entrar numa nova região ou sector de actividade), pode ser muito sensato recorrer primeiro a uma agência experiente antes de considerar um recurso interno semelhante.

Razão 7: Apoio eficaz numa crise

Em caso de crise de qualquer tipo, uma organização pode ter de começar a comunicar muito mais do que o habitual, com uma atenção redobrada às suas palavras e comportamentos. Mesmo quando os recursos de comunicação interna estão disponíveis, muitas vezes não são suficientes ou não têm a experiência necessária para lidar com situações difíceis.

O recurso a uma agência de comunicação com experiência em comunicação de crise é um trunfo valioso para limitar os danos duradouros à reputação de uma empresa (quanto mais cedo melhor, se for identificado um problema). Particularmente para as organizações em risco, seria aconselhável manter uma relação regular com uma agência de comunicação competente em gestão de crises, de modo a que esta já tenha um conhecimento prévio do seu ambiente, dos seus problemas e dos seus instrumentos de comunicação. Esta agência pode também ajudá-lo a identificar e avaliar regularmente os seus riscos (para tentar evitar crises), bem como ajudá-lo a definir processos de resposta adequados.